Mentions d’information relatives au recrutement

Les données recueillies à l’occasion de l’examen de votre candidature font l’objet d’un traitement informatisé par la Direction des Ressources Humaines du Département des Yvelines, représenté par son Président en exercice, domicilié au 2 place André Mignot, 78000 Versailles lui permettant de gérer le processus de recrutement de ses futurs collaborateurs.

À quoi sert le traitement de vos données ?

Le traitement déployé par la Direction des Ressources Humaines a pour finalités de :

• réceptionner, enregistrer, classer les CV et les lettres de motivation adressés par voie postale et par courriel ;
• gérer les procédures de recrutement en lien avec la hiérarchie des agents à recruter ;
• analyser les candidatures et évaluer les candidats ;
• répondre aux candidats à un emploi (CDD, stage, alternance, etc.);
• accomplir des formalités juridiques obligatoires ;
• alimenter le dossier administratif des candidats retenus.

Ces différentes finalités ont pour fondement juridique : l’intérêt légitime du responsable de traitement et les mesures précontractuelles (Article 6 (1) b et f du règlement européen 2016/679 (règlement général sur la protection des données – RGPD)).

Le traitement déployé par la Direction des Ressources Humaines a également pour finalité de :

• conserver un vivier des candidatures arrivées en fin de processus de recrutement.

Cette finalité a pour base juridique : le consentement ((Article 6 (1) a du règlement européen 2016/679 (règlement général sur la protection des données – RGPD)).

Quelles catégories de données seront collectées et traitées ?

Pour répondre à ces finalités, seules des informations personnelles strictement nécessaires à l’appréciation de votre capacité à occuper l’emploi proposé ou à la mesure de vos aptitudes professionnelles vous seront demandées pendant la phase de sélection. À cette fin, nous vous demanderons des données relatives aux diplômes que vous avez obtenus, à vos expériences professionnelles, à vos compétences et aptitudes professionnelles en lien avec le poste proposé. La fourniture de ces informations conditionne la conclusion de votre contrat de travail. La non-fourniture de ces données rendra impossible votre participation au processus de recrutement.

Dans le cas où votre candidature serait retenue pour la conclusion d’un contrat, nous vous demanderons des informations et justificatifs nécessaires à l’accomplissement des formalités obligatoires. La transmission de ces informations conditionne la conclusion du contrat de travail pour les candidats retenus. En outre, la communication de certaines catégories d’information et justificatifs (état civil, domicile, numéro d’immatriculation à la sécurité sociale, régularité de séjour, etc.) a un caractère réglementaire pour les candidatures retenues. En conséquence, la non-fourniture de ces données rendra impossible la conclusion du contrat de travail.

Quelle est la durée de conservation de vos données ?

Les documents et données (notamment la lettre de candidature) concernant les candidats retenus seront intégrés dans le dossier administratif de l’agent et conservés pendant la durée de conservation applicable à celui-ci, à savoir 80 ans après la naissance de l’agent avant élimination (référence réglementaire : note DGP/SIAF/2014/001 du 10 janvier 2014 « Mesures de simplification relatives au tri et à la conservation des dossiers individuels des agents publics »). Quant au dossier de candidature en lui-même, celui-ci sera conservé pendant 10 ans avant élimination (référence réglementaire : note DGP/SIAF/2014/001 du 10 janvier 2014 « Mesures de simplification relatives au tri et à la conservation des dossiers individuels des agents publics »).

Les documents et données des candidatures non retenues seront conservés 2 ans avant élimination (Référence réglementaire : DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 « Tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales [communes, départements et régions] et structures intercommunales »).

Ces durées sont applicables aux documents et données aussi bien le cas du format papier que dans le cas du format numérique.

Quels sont les destinataires des données recueillies à l’occasion de l’examen de votre candidature ?

Votre dossier est traité de manière confidentielle. Seuls ont accès aux données à caractère personnel y figurant les responsables des services intéressés par votre candidature (chargés de recrutement, managers, etc.). En cas d’issue positive au processus de recrutement, afin de finaliser le recrutement, le service des ressources humaines sera amené à transmettre certaines des informations recueillies aux organismes informés de votre embauche (notamment assurance chômage, assurance-maladie, retraite, mutuelle).

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Vous avez le droit d’accéder à vos données à caractère personnel. Vous disposez, par ailleurs, des droits de rectification et d’effacement de ces données ainsi que du droit de vous opposer à leur traitement. Enfin, vous pouvez également exercer votre droit à la limitation et à la portabilité des données.

Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement.

Le Département a nommé auprès de la CNIL une Déléguée à la Protection des Données, que vous pouvez contacter à l’adresse suivante afin d’exercer vos droits ou pour toutes questions relatives à la protection de vos données : dpo@yvelines.fr, ou par courrier à Déléguée à la protection des données (DPO), Hôtel du Département 2, place André Mignot 78012 VERSAILLES CEDEX.

Information sur la possibilité d’introduire une requête auprès de la CNIL Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés ou que le dispositif de contrôle d’accès n’est pas conforme aux règles de protection des données, vous pouvez adresser une réclamation sur le site de la CNIL https://www.cnil.fr/fr/plaintes ou par voie postale au 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07. Consultez le site cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits.