Chargé administratif H/F

Les missions en bref …

Vous rejoindrez la structure Seine et Yvelines Archéologie (SYA).

Sous la direction du chef du service des fonctions support, vous opérez de manière transversale avec les 3 autres agents du service (un chef de service ; un chargé financier ; un agent polyvalent). A travers ce poste, vous serez également en interaction avec les services des Départements des Yvelines et des Hauts-de-Seine et de nombreux partenaires externes (Aménageurs publics et privés, Entreprises, Préfectures, etc.). Votre activité s’exerce autour de 3 volets : « vie institutionnelle », « métier et « support ».

VOLET « VIE INSTITUTIONNELLE » : 

• Contribuer à l’élaboration de l’ensemble des projets de rapport, de délibération et leurs annexes en vue de leur présentation au Comité syndical.
• Participer activement à l’organisation et à la planification des séances du Comité syndical (rédaction des ordres du jour, convocations et procès-verbaux ; gestion des délibérations et annexes ; tenue des registres règlementaires).
• Veiller à la conformité juridique des différents actes administratifs (arrêtés, décisions, délibérations) et assurer leur rendu exécutoire (télétransmission au contrôle de légalité, notification/publication).

VOLET « MÉTIER » :

• Participer à l’élaboration des conventions et des contrats liés aux opérations d’archéologie préventive dont le Syndicat assure la maitrise d’ouvrage (diagnostic) ou la maitrise d’œuvre (prestations de services et fouilles préventives) ainsi que les avenants et procès-verbaux.
• Organiser et planifier les réunions (préparation des ordres du jour, transmission des documents, prise de notes et rédaction des comptes rendus).
• Collaborer étroitement avec les 3 chefs de service à la construction, au pilotage et à l’automatisation des tableaux de bord permettant de dégager des indicateurs fiables relatifs aux obligations du Syndicat (maîtrise des délais de réalisation des opérations, estimation des coûts, calcul des tarifications, déclaration aux impôts) et à l’aide à la décision (choix des opérations à réaliser, évaluation des risques).
• Contrôler le respect des échéances et des normes.
• Gérer l’archivage des dossiers et documents relatifs aux opérations réalisées.
• Encadrer le suivi administratif des projets de partenariat (DRAC, ministère des Affaires étrangères, autres collectivités, musées, aménageurs, etc.).

VOLET « SUPPORT » :

• Assurer le rôle de correspondant RH du Syndicat (suivi des contrats d’embauche et des arrêtés de mise à disposition ; commandes auprès des organismes de prestations sociales ; gestion directe des congés, absences, CET, formations, remboursement de transport ; élaboration des ordres de mission ; accueil des nouveaux arrivants), en relation avec les Directions des Ressources humaines des deux Départements de tutelle (Yvelines et Hauts-de-Seine).
• Assister le chef du service des fonctions support dans les actes de gestion quotidienne.

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

Vous êtes titulaire au minimum d’un bac+2 dans le domaine de la gestion administrative.

Expérience :

Vous disposez d’au moins 2 ans d’expérience sur un poste similaire.

Savoir-faire

• Fortes aptitudes rédactionnelles et de synthèse
• Bonne connaissance des circuits décisionnels, du mode d’organisation des collectivités territoriales et de leur l’environnement
• Maîtrise du pack office et des outils de communication
• Savoir tenir des délais, organiser son activité et en rendre compte
• Grande rigueur dans le traitement et le suivi des dossiers
• Appétence pour les textes réglementaires et juridiques

Savoir-être

• Autonome et réactif
• Aptitude au travail en équipe et à la communication
• Discrétion et respect de la confidentialité sur le suivi des dossiers

Présentation de Seine et Yvelines Archéologie : 

Créé à l’initiative des Départements des Yvelines et des Hauts-de-Seine, Seine et Yvelines Archéologie (SYA) est une structure publique (syndicat mixte) de coopération interdépartementale au service d’une démarche de conciliation de la sauvegarde du patrimoine archéologique et du développement de l’aménagement du territoire. SYA est un opérateur public d’archéologie préventive habilité par l’État.  Il assure une chaîne opératoire archéologique complète : réalisation d’opérations de terrain et d’études, exploitation scientifique des résultats, inventaire des sites, gestion des collections, actions de valorisation, pilotage et participation aux projets de coopération internationale.

 Installé à Montigny-le-Bretonneux, et disposant d’un effectif moyen de 20 collaborateurs, SYA est notamment susceptible d’apporter une aide concrète aux divers aménageurs publics et privés et vise à assurer la visibilité de l’engagement des Départements des Yvelines et des Hauts-de-Seine envers la sauvegarde et l’étude de leur patrimoine archéologique. 

Nos atouts

Notre ambition

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une entreprise de service public innovante et attentive au bien-être de ses collaborateurs, où chacun peut façonner les contours de son poste. C’est placer son ambition au service de ce qui compte vraiment.

Et pas besoin de passer de concours pour nous rejoindre. Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !

La vie au Département des Yvelines

Notre promesse, vous faire vivre une expérience professionnelle :

• Riche de sens parce qu’elle sert l’intérêt général avec cet engagement qui fait la singularité et la valeur de notre mission de service public.
• Source d’employabilité car vous êtes acteur de votre parcours, et cela commence dès votre arrivée avec un processus d’intégration complet pour découvrir notre collectivité (promotion de nouveaux arrivants, RDV et séminaire d’intégration). Vous avez également accès à une large palette de formations qualifiantes ou certifiantes pour vous développer, à des conférences et des contenus apprenants sur un espace personnalisé.
• Source d’équilibre : vous bénéficiez de 47 jours de congés annuels, d’un accès à des espaces de co-working, du télétravail pour les fonctions compatibles, d’un accès gratuit à une bibliothèque numérique, d’un panel d’aides et de prestations sociales.