Chargée administrative PEJ H/F

Offre ouverte aux fonctionnaires et aux professionnels du secteur privé

Les missions en bref …

Le Département des Yvelines s’est engagé dans une refonte de sa politique en faveur de l’enfance et de la jeunesse, avec une volonté affirmée de développer une politique forte de prévention, et de meilleur suivi du parcours de l’enfant et de sa famille.
Le Département recherche un Chargé Administratif H/F, au sein du pôle enfance jeunesse, pour le Territoire d’Action Départementale (TAD) de Seine Aval, basé à Conflans Saint Honorine.
Votre mission ? Participer à la mise en œuvre de la politique départementale Enfance Jeunesse.

Sous l’autorité de la RPE :

Dans le cadre du fonctionnement du PEJ : soutien administratif au Responsable du PEJ

ACTIVITES PRINCIPALES :

Articulation avec les partenaires :

Veiller au respect des échéances
Gérer l’organisation des réunions
Créer et tenir des outils type tableaux de bords (suivis d’activité,
indicateurs)
Rédiger des notes de synthèses, des courriers
Faciliter la coordination de l’action des professionnels au sein du PEJ , avec les autres pôles et directions missions du département ainsi que les partenaires concernés.

Veiller à la bonne organisation du service :

Gérer les agendas, organiser les réunions, rédiger les courriers et les comptes rendus de réunions, élaborer les rapports.
Assurer la planification et le suivi des ordres du jour des différentes instances
Relayer les informations et instructions relatives à l’organisation du service
Veiller à la mise à jour du I public enfance
Gérer le bon fonctionnement du service : gestion des congés de l’ensemble des missions du pôle
Assurer une veille documentaire des procédures
Accueillir et participer à la formation de leurs pairs et supervision de l’activité des assistants administratifs
Réaliser des présentations visuelles sur les indicateurs d’activités du PEJ

Coordonner l’activité des assistants administratifs (exemples : harmonisation du process archivage, recueil et centralisation des process et des outils utilisés sur les PEJ ; participer à l’évolution des activités des AA

Préparer et animer des réunions mensuelles en lien avec la responsable du PEJ
Exercer une veille sur les tableaux de bord à remplir, en lien avec les AA
Traitement des commandes institutionnelles en lien avec l’équipe d’encadrement

Accompagner les professionnels du PEJ sur l’appropriation des outils « SI »

Accompagner les équipes autour des logiciels métiers en interne (SOLIS, GRC notamment)

Participer aux projets départementaux :

Participer aux réunions mensuelles départementales
Participer à l’organisation opérationnelle des projets transversaux (événements, colloques…)
Participer au fonctionnement de l’organisation du service : réunions d’équipes, etc

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

Diplôme de gestion administrative, assistanat de direction, Bac, Bac+2 souhaité

Savoir-faire

Rigueur, méthode et organisation autonome du travail
Esprit de synthèse et d’analyse
Capacités rédactionnelles
Force de propositions,
Sens du service public
Savoir travailler en équipe
Savoir gérer les priorités
Savoir rendre compte et alerter
Animation d’un groupe de pairs et formation des professionnels sur outils SI
Bonne maitrise des outils informatiques : Intranet, Outlook, Powerpoint, appétences à découvrir de nouveaux outils

Savoir-être

Aisance relationnelle
Disponibilité, Réactivité,
Esprit d’équipe
Discrétion et respect de la confidentialité

Autres

Permis de conduire B nécessaire

Nos atouts

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une institution publique combinant innovation, proximité et efficacité, où chacun peut façonner les contours de son poste.

Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !

Découvrez les étapes jusqu’à votre embauche et le parcours d’onboarding

Voir le parcours du candidat

Le Département des Yvelines, avec plus de 4000 collaborateurs, est un acteur majeur de proximité auprès des Yvelinois. Il s'engage chaque jour pour apporter une réponse aux enjeux territoriaux, dans de nombreux domaines, parmi lesquels l'action sociale, l'enfance, l'insertion, le développement et l'aménagement du territoire, l'éducation, la culture ou encore la jeunesse. Les missions assurées par le Département sont au cœur des préoccupations des yvelinois et contribuent à leur qualité de vie, au développement et rayonnement du territoire. En réponse à ces enjeux, le Département s'inscrit dans une réelle dynamique de modernisation qui s'illustre notamment à travers des projets ambitieux et innovants.