Assistant de direction de cabinet H/F
Les missions en bref …
Les équipes du Département s’engagent chaque jour pour l’action sociale,
l’aménagement du territoire, l’éducation, la culture et la jeunesse.
Autant de sujets clés, parmi beaucoup d’autres, sur lesquels vous pourrez agir en intégrant nos équipes.
Au sein du cabinet du Président du Département, à Versailles, nous recrutons un Assistant de Direction de cabinet H/F.
Le Cabinet du Président exerce un rôle de conseil et d’interface, accompagnant le Président et l’exécutif départemental dans la définition des objectifs et des stratégies politiques ainsi que dans la conduite des politiques publiques mises en œuvre en faveur de l’intérêt général.
En assistant le Président, le Cabinet joue un rôle d’organisation, de pilotage et d’accompagnement au travers notamment des interventions et déplacements de la Présidence, de la coordination avec les élus départementaux, de l’organisation d’évènements et d’animation des manifestations à l’initiative ou en partenariat avec le Conseil départemental.
Vos missions:
- Assurer la tenue des agendas, planifier les réunions et les déplacements en fonction des disponibilités des participants et des impératifs d’agendas, veiller à leur bon déroulement, établir les invitations, préparer les salles, des éléments de dossiers et d’informations, etc ;
- Accueil téléphonique, prise de messages et rédaction des comptes rendu des appels, assurer le filtrage, l’orientation ou donner l’information;
- Veiller à la bonne transmission des documents préparatoires aux réunions en lien avec les services;
- Organiser la logistique des déplacements du Cabinet ;
- Piloter et suivre le protocole des événements et réceptions;
- Gérer les invitations , les inscrits ainsi que les aspects organisationnels ;
- Assurer l’interface entre les élus, le cabinet et les services et instances partenaires (Etat, Région, Département, associations, communes…) ;
- Rédiger, éditer, envoyer des courriers (excuses, invitations, félicitations, etc) et des notes internes en fonction des éléments transmis par le directeur de cabinet et chef de cabinet ;
- Assister le Chef de cabinet dans ses missions, réunions et organisation de ses activités ;
- Mise à jour de tableau de suivi et relance des interlocuteurs;
- Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers et rédiger des comptes-rendus ;
- Réaliser la saisie et la mise en forme de documents et contenus divers ;
- Organiser le classement et l’archivage de dossiers.
Formation (diplômes, certifications, agréments…)
- BAC/BAC+2 Assistanat ou Gestion administrative
EXPERIENCE:
- Minimum 5 ans d’expérience dans une fonction similaire avec une dimension politique, idéalement au sein d’une collectivité territoriale ou fonction d’état
Savoir-faire
- Bonnes connaissances du fonctionnement des Collectivités Territoriales
- Maitrise des outils informatiques et bureautiques
- Compétences avérées dans la rédaction de documents administratifs, avec une bonne connaissance des logiciels bureautiques et des missions protocolaires
- Sens de l’organisation et autonomie
Savoir-être
- Confidentialité, discrétion
- Rigueur et organisation
- Excellent relationnel
- Disponibilité
- Ponctualité, discrétion, rigueur, et respect du devoir de réserve
- Réactivité, capacité d’adaptation et polyvalence
- Aptitude à interagir efficacement avec le public, les agents et les élus, avec un sens politique affirmé
AUTRES INFORMATIONS:
- Poste permanent de catégorie B de la fonction publique territoriale.
- Statut de collaborateur de cabinet
Nos atouts
Notre ambition
Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une entreprise de service public innovante et attentive au bien-être de ses collaborateurs, où chacun peut façonner les contours de son poste. C’est placer son ambition au service de ce qui compte vraiment.
Et pas besoin de passer de concours pour nous rejoindre. Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.
Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !
La vie au Département des Yvelines
Notre promesse, vous faire vivre une expérience professionnelle :
- Riche de sens parce qu’elle sert l’intérêt général avec cet engagement qui fait la singularité et la valeur de notre mission de service public.
- Source d’employabilité car vous êtes acteur de votre parcours, et cela commence dès votre arrivée avec un processus d’intégration complet pour découvrir notre collectivité (promotion de nouveaux arrivants, RDV et séminaire d’intégration). Vous avez également accès à une large palette de formations qualifiantes ou certifiantes pour vous développer, à des conférences et des contenus apprenants sur un espace personnalisé.
- Source d’équilibre : vous bénéficiez de 47 jours de congés annuels, d’un accès à des espaces de co-working, du télétravail pour les fonctions compatibles, d’un accès gratuit à une bibliothèque numérique, d’un panel d’aides et de prestations sociales.