Assistant de direction H/F
Les missions en bref …
Le Département des Yvelines déploie une politique d’aide sociale à l’enfance (ASE) innovante au service d’une meilleure prise en charge des enfants protégés (renforcement de l’accueil de type familial et des mesures à domicile, programmes Mentor & Moi et Villavenir, opérateur dédié à la prévention, Institut du psychotraumatisme, villages d’enfants, etc.).
Notre politique de l’enfance porte un changement profond de modèle qui vise à mieux répondre à l’ensemble des besoins des mineurs et jeunes protégés, à rechercher leur participation active et à prendre appui sur les ressources de leur environnement familial, amical et social.
Cette transformation repose sur une redéfinition en cours des rôles et responsabilités des services départementaux et des établissements d’accueil afin de fluidifier le parcours de l’enfant et de rapprocher les décisions qui le concernent de son lieu de vie.
La direction de l’enfance et ses pôles présents sur le territoire protègent plus de 5 000 enfants et jeunes de 0 à 21 ans.
Le Département recherche un Assistant de direction H/F. Il s’agit d’un poste permanent.
A la direction de l’enfance famille santé, en appui à la directrice enfance, vous rejoindrez l’équipe du pôle administratif constituée de 5 Assistantes.
Votre mission ? Jouer un rôle de pivot administratif, organisationnel et de communication entre la direction Jeunesse et les territoires.
GESTION ADMINISTRATIVE
- Organiser les réunions, coordonner les emplois du temps, réserver les salles, organiser l’accueil des participants de la directrice, de son adjointe et des autres encadrants de la direction si nécessaire
- Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger le compte-rendu.
- Constituer des listes de diffusions et savoir transmettre les informations aux collaborateurs concernés
- Préparer des fonds de dossiers préalables aux rendez-vous de la direction et de la direction adjointe
- Rédiger des courriers, mettre en forme des notes, savoir consulter les logiciels métiers et maitriser Word, Excel et Powerpoint. Organiser et prioriser les parapheurs
- Etre réactif à toute demande interne ou externe en ce qui concerne les situations individuelles d’enfants, par leurs familles ou les partenaires.
- Prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques
ORGANISATION – LOGISTIQUE
- Planifier les absences des collaborateurs et gérer le logiciel pour les validations.
- Gérer toutes les demandes matérielles, logistiques et organisationnelles de la direction
- Réaliser la mise à jour, voir la création d’outils, de tableaux de bord ou d’échéancier permettant d’assurer le pilotage des activités de la direction
COMMUNICATION
- Assurer une communication fluide au sein de la direction et des partenaires
- Avoir un rôle d’anticipation, d’alerte et de suivi des actions de la directrice et de son adjointe, en lien étroit avec l’assistante de la Direction Générale Adjointe
Formation (diplômes, certifications, agréments…)
- Diplôme souhaité : BTS Assistant manager
Expérience :
- 2 ans dans des fonctions d’assistanat
Savoir-faire
- Capacité à gérer les priorités
- Grande rigueur et sens de l’organisation
- Très bonnes capacités de rédaction et de synthèse
- Très bonne maitrise des règles fondamentales d’orthographe et de grammaire
- Maitrise du Pack-office (Outlook, Word, Excel et Power Point)
Savoir-être
- Forte discrétion et respect de la confidentialité
- Esprit d’initiative, force de proposition
- Capacité de remise en question
- Expérience ou appétence dans le travail social et particulièrement en protection de l’enfance
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
LETTRE DE MOTIVATION IMPERATIVE
- Modalités de recrutement : Poste permanent de catégorie B de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI)
Nos atouts
Notre ambition
Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une entreprise de service public innovante et attentive au bien-être de ses collaborateurs, où chacun peut façonner les contours de son poste. C’est placer son ambition au service de ce qui compte vraiment.
Et pas besoin de passer de concours pour nous rejoindre. Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.
Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !
La vie au Département des Yvelines
Notre promesse, vous faire vivre une expérience professionnelle :
- Riche de sens parce qu’elle sert l’intérêt général avec cet engagement qui fait la singularité et la valeur de notre mission de service public.
- Source d’employabilité car vous êtes acteur de votre parcours, et cela commence dès votre arrivée avec un processus d’intégration complet pour découvrir notre collectivité (promotion de nouveaux arrivants, RDV et séminaire d’intégration). Vous avez également accès à une large palette de formations qualifiantes ou certifiantes pour vous développer, à des conférences et des contenus apprenants sur un espace personnalisé.
- Source d’équilibre : vous bénéficiez de 47 jours de congés annuels, d’un accès à des espaces de co-working, du télétravail pour les fonctions compatibles, d’un accès gratuit à une bibliothèque numérique, d’un panel d’aides et de prestations sociales.