Assistant de direction F/H
Les missions en bref …
Gestion administrative
- Gérer l’agenda, organiser les réunions, coordonner les emplois du temps, réserver les salles, etc. en lien avec les services et partenaires
- Participer aux réunions, prendre des notes, rédiger des comptes rendus et suivre les plans d’actions établis
- Préparer et contrôler les fonds de dossiers nécessaires à la mission du Directeur (notes, supports de communication, dossiers divers pour les réunions…)
- Assurer le suivi de dossiers ou tâches spécifiques.
- Réceptionner et suivre des flux d’information spécifiques (venant du cabinet du Président ou de la DGAS, événements dans les services, parapheurs…).
Organisation
- Suivre les absences des collaborateurs de l’équipe de direction, informer sur la permanence médicale de la direction, gérer les astreintes thématiques (ex : période canicule ou épidémies hivernales)
- Préparer et organiser la logistique de différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales…).
- Gérer le suivi des notes de frais, calculette, ordres de mission, les demandes de formation et colloques, etc. de la Direction
- Réaliser la mise à jour d’échéanciers et autres outils de suivi des dossiers de la Direction
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (présentation standardisée de la Direction, relais d’informations issue de tiers).
L’agent participera par ailleurs au collectif d’assistant de direction de la DGAS dans une logique de continuité de l’activité et de partage d’expertises.
Formation (diplômes, certifications, agréments…)
BTS assistant manager ou Licence dans le champ de l’assistanat de direction
Savoir-faire
- Capacité à gérer les priorités
- Grande rigueur et sens de l’organisation
- Très bonnes capacités de rédaction et de synthèse
- Très bonne maitrise des règles d’orthographe et de grammaire
- Maitrise du Pack-Office
Savoir-être
- Forte discrétion et loyauté
- Esprit d’initiative, force de proposition
- Capacité de remise en question
- Expérience ou appétence pour le secteur médical ou humanitaire
AUTRES INFORMATIONS :
Poste permanent de catégorie B de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI)
Nos atouts
Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une institution publique combinant innovation, proximité et efficacité, où chacun peut façonner les contours de son poste.
Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.
Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !